一笔业务的合同订单流、服务流、资金流、票据流和数据流

5.1 五流必须共享同一个票号

货代最常见的失控不是“没有系统”，而是销售用客户简称、操作用订舱号、船司用主单号、报关用报关单号、仓库用入仓号、海外代理用分单号、财务用发票号，彼此没有映射。公司应在接受委托时生成不可复用的内部票号 JOB-G05-YYYY-NNNNN，所有外部编号作为关联键而非替代内部主键。

5.2 合同与订单流

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合同层通常包括年度框架、服务说明书、费率附件、信用条款、数据与保密、保险与责任；订单层包括单票询价、报价接受、订舱委托、报关委托、提单指示和变更指令。框架合同不能代替每票真实货物与路线，单票邮件也不能绕过框架红线。

5.3 货物与服务流

1. 客户备货与包装，提供准确件重尺、危险属性和装箱要求；
2. 货代或受托车队提空箱/提货，核对箱况、车辆与预约；
3. 装箱、封志、称重，形成实际装载证据；
4. 货物运抵港区、机场、铁路场站或监管场所；
5. 舱单、报关和可能的查验、取样、补充资料；
6. 海关放行后等待承运人实际装载；
7. 开航、转运、到港、卸货、换单；
8. 目的国清关、提货或末端派送；
9. 取得POD、提货记录或约定完成事件；
10. 退还空箱、关闭滞箱滞港与索赔。

货物每次交接应记录时间、地点、交出方、接收方、包装/封志、件数、重量、外观、温度或其他必要状态。只在群里说“已进港”不能替代场站运抵状态。

5.4 资金流

资金流至少有五条：

• 客户向货代支付服务费与运费；
• 货代向承运人、车队、仓库、报关外协和海外代理付款；
• 客户向海关、税务或目的国机构缴纳税费，或授权合法代垫；
• 保险人、责任方和客户之间处理赔款与追偿；
• 外币收付、汇兑和银行费用进入单票或客户损益。

代垫必须有额度、币种、批准、付款凭证、回收计划和逾期停单规则。不得将客户税款与企业自有资金混同管理，更不得用下一客户预付款填上一客户缺口。

5.5 票据与单证流

阶段	商业/运输/监管单据	财务单据	关键控制
报价	询价表、路由方案、报价单	成本底稿	版本、有效期、币种
委托	订舱委托、报关委托、授权	信用审批	主体与权限
装运	发票、装箱单、SI、VGM、舱单	预付申请	字段一致性与截点
通关	报关单、许可证、查验记录、放行	税费/代垫凭证	不伪报、不越权
运输	主分提单、运单、到货通知、POD	承运人/代理账单	责任身份和完成证据
结算	客户账单、差异确认、索赔资料	发票、应收应付、银行流水	收入成本与现金勾稽

5.6 数据流

数据从CRM进入报价系统，再进入TMS/货代操作系统；货物与客户主数据传到订舱平台、承运人门户、舱单系统、国际贸易单一窗口、报关系统、仓库与车队系统；状态事件回流客户门户；费用进入计费与ERP；发票进入税务系统；外币付款进入银行；最终BI按票、客户和航线复盘。

每次人工重录都是差错面。接口不代表无需复核：客户把英文品名写成“parts”时，即使API成功也不能直接用于申报；船公司状态“loaded”回传前后，需要校验船名航次与箱号。

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5.7 关键交接控制

交接	上游必须给	下游必须确认	不得默认
销售→操作	已接受报价、合同身份、信用状态、货物画像	服务范围、截点、责任人	“老客户照旧”
客户→单证	最终SI、发票、装箱单、授权	版本、字段差异、截止时间	邮件附件就是最终版
单证→关务	受控申报资料包	归类、价格、监管条件、疑点	提单品名可直接申报
操作→车队仓库	箱号、预约、装箱规则、时间窗	人车箱、外观、封志、实际件重尺	订舱件重尺等于实装
关务→操作	接受、查验、放行或退单状态	后续动作与限制	放行等于已上船
海外代理→客服	到港、换单、清关、派送与费用	客户通知和异常选择	海外端费用自动接受
操作→财务	完成证据、应收应付、异常批准	暂估、计费、开票条件	开船即可全额确认所有服务

5.8 订单状态机

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禁止的跳转包括“已订舱→已装载”“已申报→已交付”“已放行→已回款”。状态撤回必须保留原状态、原因、请求人、批准人和外部回执；不能删除错误事件。

5.9 四个容易断裂的对账

第一，订舱件重尺与实际装箱差异；第二，舱单、提单与报关单关键字段差异；第三，客户报价与供应商实际账单差异；第四，完成证据与收入确认差异。公司应在开航后、到港后和月结前三次运行差异清单。差异本身不必然违法，例如商业品名与规范申报品名可以不同，但必须有可解释映射。

5.10 放单是一项高风险权限

放单前至少核对：合同放单条件、运费是否到付/预付、客户信用、正本提单控制、担保或电放授权、收货人信息、改单状态、制裁/欺诈警报和海外代理确认。操作员不能既创建电放指令又独自批准；客户从个人邮箱发来的临时收货人变更必须回拨预留联系人并二次验证。

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