系统、数据与权限

10.1 系统架构：一个事实只认一个主状态源

合同研发的系统建设目标不是采购最多软件，而是让商机、合同、项目、样品、实验、成果、成本和收款贯通。每类事实必须指定主状态源：CRM负责商机，CLM负责合同版本，PPM负责项目基线和变更，ELN负责原始实验记录，LIMS负责样品与检测结果，QMS负责偏差和CAPA，IPMS负责成果权利，ERP负责会计与收付款。数据仓库用于汇总分析，不能反过来擅改源系统事实。

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10.2 最小数据模型

主对象	主键示例	必备关系	禁止的模糊做法
客户主体	PARTY-M01-*	联系人、付款方、使用方、关联方	用销售昵称代替法定主体
合同	CTR-M01-*	主体、版本、义务、价格、成果权利、限制	覆盖旧文件而无版本链
项目	PRJ-M01-*	合同、负责人、基线、工作包、预算	一个项目号承接多个无关合同
里程碑	MS-M01-*	验收准则、依赖、提交、批准、账单	只写“完成80%”无证据
样品	SMP-M01-*	来源、批次、保管、测试、剩余处置	手写简称导致样品串错
实验	EXP-M01-*	方案、人员、仪器、原始数据、复核	只保留漂亮结果，删除失败实验
偏差/CAPA	DEV/CAPA-M01-*	影响、隔离、根因、行动、验证	先结案后补根因
成果/IP	IP-M01-*	发明人、背景、项目成果、归属、公开限制	把文件作者当当然权利人
成本事件	COST-M01-*	项目、工作包、要素、供应商/员工、期间	全部挂“研发费用”而无法算项目
账单/收款	INV/REC-M01-*	合同义务、验收、发票、银行、核销	用合同总额当实际回款

10.3 角色权限与不相容职责

高风险动作	发起	复核/批准	必须隔离的权限	审计证据
修改合同成果归属	项目/商务提出	法务与IP，重大事项管理层	销售不得单独覆盖已签版本	红线、审批、电子签名、哈希
修改实验原始记录	原记录者说明	独立复核或QA按规则	系统管理员不得替研究员改内容	原值、新值、原因、时间、人员
放行不合格结果	项目提出例外	QA及客户按约定批准	交付者不得自批偏差	偏差、风险接受、发布版本
新增供应商和付款	采购建档	业务验收、财务复核、授权人付款	建供应商、录发票、付款不得一人包办	尽调、银行账户复核、三单匹配
里程碑账单	项目提交证据	财务核合同条件	项目经理不得虚构验收日期	义务、验收、账单和发票链
对外公开成果	技术发起	IP、法务、客户和合规按需会签	市场不得绕过保密审查	公开稿、检索、同意、发布日期
数据导出或跨境	数据所有人发起	安全、法务和业务批准	普通用户不得批量导出全库	目的、字段、接收方、加密、留存

最小权限不是所有人都看不到资料，而是“为完成当前职责，只能看需要的对象、字段和阶段”。项目隔离、客户隔离、敏感配方、源代码、受试者信息、出口受控技术和未公开专利材料应分别分级。离岗、转岗、外包结束和项目关闭必须触发权限回收；共享账号会毁掉审计链，应禁止。

10.4 数据完整性和可复现性

一份合格实验记录至少能回答：谁在何时依据哪个批准方案，用哪台受校准设备、哪个批次样品和哪个软件版本做了什么；原始数据在哪里；任何转换、排除和重跑为什么发生；谁复核；结论对应哪一版。失败结果也是项目资产，不能因为“客户只想看成功数据”而静默删除。

【典型做法】系统设计遵守“可归属、清晰、同步、原始、准确，并兼顾完整、一致、持久、可得”的数据完整性原则；具体受监管行业还应遵循该行业的电子记录、验证和留存要求。本篇不把医药、医疗器械、检测认证等强监管规则机械套给所有研发公司，但只要合同声明适用某套质量体系，团队就必须按该承诺设计流程和证据。

10.5 AI与自动化的使用边界

生成式AI可以辅助文献聚类、代码草拟、会议摘要和非敏感表达，但不能被当作无证据的科学裁判。输入客户机密、未公开发明、个人信息或受控技术前，应先核准工具、部署位置、训练使用条款、数据保留和跨境路径。任何进入交付的AI输出都要有责任人复核、来源记录、版本和测试；“模型说过”不是验收证据。

使用场景	可接受的起点	人工责任	绝对不能跳过
文献检索辅助	生成关键词和候选文献	研究员核原文、版本和相关性	不得虚构引用
数据清洗代码	在隔离测试环境起草	数据工程师代码审查和复现	原始数据不可覆盖
实验设计建议	作为待验证假设	科学负责人评估安全与统计设计	不得自动下发高风险操作
报告摘要	基于已批准材料形成初稿	作者逐项核对数字和结论	保密、偏差和限制不得被删除
客户问答	受控知识库和权限下辅助	项目团队确认承诺边界	不得擅自承诺性能、价格或权利

01深蓝与青绿的研究数据城堡内

02实验记录

03样品

04代码和专利被分层护盾保护

05橙色警示灯标出越权导出和未经批准的人工智能入口

图9：数据与知识产权安全靠分类、最小权限、审计轨迹和人工责任共同形成，不靠一把万能锁。

10.6 经营仪表板和会议节奏

每周项目会看未来四周里程碑、依赖、偏差、变更和现金动作；每月组合会看产能、毛利重估、合同资产、逾期应收、客户集中度、IP机会和重大风险；每季度治理会复核定价、失败类型、平台投资、数据权限、供应链连续性及法规变化。

仪表板上的数字必须可下钻到稳定ID和责任人。红灯不是为了处罚汇报者，而是为了早做选择；若团队因为害怕红灯而隐藏失败，企业会在验收和现金阶段才看到更大的损失。管理层应奖励及时暴露、有证据的坏消息，并对反复绕过控制的行为问责。

10.7 备份、灾难恢复与项目退出

关键数据按恢复点目标和恢复时间目标分级；备份至少有独立副本并定期做恢复演练。项目关闭不能只把共享盘压缩归档，还应完成成果清单、客户资料返还或销毁、样品处置、账号关闭、保留期限、未决专利、后续许可、财务清账和经验复盘。供应商退出也要验证其副本、云端缓存和外包人员权限是否清理。

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