一笔业务的合同、货物、资金、票据和数据五流

5.1 正常订单时序

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5.2 从询价到合同

询价录入要把自然语言需求转换为产品主数据和客户特殊要求。技术评审确认标准版本、性能、公差、检验、用途与替代规则；计划评审原料、瓶颈工序、最小批量与交期；财务评审成本、价格公式、税务、付款和信用；法务评审责任、不可抗力、索赔、保密与争议。审批完成后，合同与技术附件必须绑定同一版本。

当价格按指数联动时，订单建立时可只有“暂估价”，发运或结算时按公式形成最终价。系统必须保留指数来源、取值时间、公式版本和调整单，不能由销售在Excel里无痕改价。

5.3 从原料到合格批次

采购订单应关联供应商、原料规格、计价与扣罚、数量容差、化验和到货条件。原料到厂经过车辆/船舶交接、称重、取样、化验、判定和库位分配。生产把多个原料批投入炉次或窑批，再形成铸坯、卷、板、锭或熟料批。谱系关系不是“一对一”，而是多批原料汇入一炉、一炉拆成多件成品，也可能返料重新投入。

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每次拆分、合并、返工、改判、换标都要保留前后关系。否则客诉发生时只能扩大召回范围，既增加损失，也降低客户信任。

5.4 放行不是“检验员签字”这么简单

质量计划规定哪些项目按炉、批、卷、班、日或客户订单检验；实验室系统记录样品身份、方法版本、设备、人员、结果和复测。QA核对产品标准、客户特殊要求、偏差与不合格处置，只有状态为“合格放行”的实物才能生成交付质保书并进入可发库存。紧急发货不能绕过放行；如合同允许偏差接收，也应由授权人和客户书面确认。

5.5 称重、装运和交付

材料行业常因理论重量、实际重量、湿基/干基、磅差、包装重量和计量设备差异发生结算争议。合同应约定计量单位、秤具、允许误差、复磅地点与期限。仓库按放行状态、先进先出/指定批次、包装要求拣货；物流核验车辆或承运资质、装载安全、路线与交付窗口；门岗磅房形成毛重、皮重、净重与车辆证据；客户签收仅证明收货，是否代表质量验收必须由合同明确。

5.6 对账、开票和回款

财务不应只凭销售通知开票。结算包至少包括合同/订单、价格公式与最终价、发运与签收、结算重量、质量或验收状态、折扣/补差、客户开票资料和审批记录。若先发货后最终定价，应按会计政策评估暂估收入与可变对价，最终价确定后形成受控调整。收款到账后按客户、合同、发票和应收核销；不明款、票据、保理或抵销结算另设流程。

阶段	核心单据	生成者	接收者	最小对账键
询报价	RFQ、技术需求、报价单	客户/销售	技术、计划、财务	客户＋需求版本
合同	合同、技术协议、价格公式表	商务/法务	全链路	合同号＋版本
采购	采购订单、到货单、原料检验	采购/仓库/质量	生产、财务	供应商批＋采购订单
生产	工单、炉批卡、过程记录	计划/生产	质量、成本	工单＋炉批号
放行	检验报告、质保书、偏差批准	实验室/QA	仓库、客户	成品件号＋标准版本
交付	拣配单、磅单、装运单、签收	仓库/物流	客户、财务	交货单＋净重
结算	对账单、价格调整单、发票	财务/销售运营	客户	合同＋期间＋结算量
收款	银行回单、核销单	财务	销售/信用	客户＋应收项目

01销售

02计划

03生产

04质量

05仓储和财务把合同

图4：任何一个岗位都只看到局部；订单证据台让局部事实能对成完整业务。

5.7 来料加工与所有权分离

来料加工看似只收加工费，实际更考验数量与所有权。客户的原料可能始终不属于加工厂，但实物进入本厂仓库、被分批投入、产生正常损耗、边角料、副产品和成品。ERP财务库存、WMS实物库存与客户所有权台账必须并行，不得因“不属于我方资产”就不做实物控制。

合同要约定：来料质量和隐蔽缺陷；入厂与出厂计量；正常损耗和超耗责任；回收料、边角料和副产品归属；工艺失败与不可抗力；混料和污染；保险和留置；客户延迟提货；加工费计价与税务；成品检验与质量责任。每月对账应同时平衡客户来料数量、生产投入、合格成品、待判、损耗、退料与期末代管库存。

例如客户交付1,100吨坯料，正常工艺收得率约94%。期末形成1,000吨合格品、18吨可回收边角、12吨正常不可回收损耗、20吨待判、50吨未投入。数量平衡为1,100＝1,000＋18＋12＋20＋50。若只对合格品和未投入库存，70吨会变成无解释差异。

5.8 变更控制贯穿五流

客户变更规格、我方更换原料供应商、工艺更改温度、设备软件升级或物流包装替换，都可能改变产品表现。变更单应回答：为什么改；涉及哪些产品、客户、标准、许可和库存；需要什么试验；老版本如何消耗或隔离；客户是否需要事先同意；系统何时切换；首批如何加严；失败如何回退。

变更生效日不能只写日历日期，应绑定明确批次、工单或序列。合同流更新技术附件，货物流隔离新旧版本，数据流切换主数据与工艺，票据和资金流评估价格/库存影响。没有跨五流的变更，往往在客户处才被发现。

5.9 月结不是财务部门独角戏

月末前，计划确认未完工和已完工状态；生产确认炉批产量、回收和损耗；质量确认待判、返工与降级；仓库确认盘点和在途；物流确认签收；销售确认价格调整与客诉；财务执行收入截止、成本结转、应收和跌价评估。业务若在月末后补改状态，必须经过受控更正并评估上期影响。

结账速度不能以跳过对账换取。更好的做法是日常自动平衡、异常及时清理、合同最终价规则化和月中预结。这样月末只处理真正例外，而不是重新拼一遍业务。