一笔业务的合同订单流、货物/服务流、资金流、票据流和数据流

01同一批工业水泵的合同订单

02货物

03资金

04票据和数据五条路径在关键交接点核对

图5：五流不是五个部门各做各的；它们必须用同一订单、SKU、批次、主体、金额、币种和关键日期互相解释。

5.1 正常出口订单总览

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5.2 合同订单流

合同订单流从客户询价开始，不从报关单开始。线索转机会后形成版本化需求；技术澄清冻结规格；报价审批冻结商业假设；销售合同生成客户订单；采购合同/采购订单映射供应；变更单记录数量、规格、价格、交期、目的地、付款或单证变化；装运指令、交单指令、收款与售后工单最终关单。

状态	进入条件	可做动作	禁止动作
LEAD	有可识别客户线索	主体和需求初筛	承诺交期、发敏感技术
QUALIFIED	客户/用途初筛通过	技术澄清、样品	下大额采购
QUOTED	产品—国家卡和报价批准	报价谈判	超有效期自动延用
CONTRACTED	合同、信用与合规批准	收定金/开证、下采购	私下改主体/账户
SOURCING	供应商与PO批准	生产、跟单、质检	未放行出库
READY_TO_SHIP	验货、包装、许可和订舱通过	申报预审	货描未知先报关
SHIPPED	实际装运且证据回传	出单、交单、确认收入判断	倒填日期
COLLECTING	应收和单证已建立	催收、审单差异处理	无授权放弃尾款
CLOSED	七账关闭	复购与复盘	隐藏未完索赔

5.3 货物与服务流

货物流按“供应商原料/生产→首件→批次终检→包装→境内提货→集货/仓库→口岸→国际干线→目的地清关→客户验收→售后/退运”追踪。每次交接记录SKU、批次/序列、数量、包装状态、位置、时间、经手方、异常和证据。货代状态“已提货”不能替代仓库实收，提单“清洁”也不能替代商品质量证明。

服务流包括技术澄清、供应商开发、质量跟单、申报协同、订舱、保险、单证、收款、售后和索赔。即便商品直发，企业仍可能承担这些主要履约；反之，企业收过货款也不必然控制货物。收入判断看客户获得的承诺和控制事实。[CAS14-REVENUE]

5.4 资金流

正常案例客户先付30%即259,200元等值外币，70%即604,800元在约定交单/账期后支付。供应商按含税678,000元结算，20%定金135,600元、80%装运前542,400元；订单运保关务等80,000元在收尾款前支付。尾款和54,000元假设退税到达前，最大简化现金低谷为：259,200-678,000-80,000=-498,800元。尾款到账后为106,000元，退税实际到账后才达到160,000元成熟贡献对应的净现金。

节点	现金流（元）	累计（元）	风险
客户30%预付	+259,200	259,200	预收形成履约/退款责任，不是利润
供应商20%定金	-135,600	123,600	预付与供应风险
供应商尾款	-542,400	-418,800	验货和货权必须先放行
运保关务等	-80,000	-498,800	运价、改单、滞箱滞港
客户70%尾款	+604,800	106,000	银行、单证、客户信用和汇率
假设退税实收	+54,000	160,000	凭证、收汇、时点和退运影响

5.5 票据/单证流

跨境单证不是“做一套漂亮文件”，而是不同法律和业务目的的证据集合。商业发票服务于买卖与申报，装箱单说明包装数量，运输单据证明承运关系/收货信息并可能影响货物控制，原产地文件支持原产资格主张，保险单证明保险安排，检验报告证明约定检验结果，报关单服务海关申报，银行单据按付款工具要求，税务凭证服务账税处理。名称相同的“invoice”也可能在不同国家承担不同功能。

单据族	常见单据	主数据/责任人	常见错
商业合同	报价、销售合同、PO、变更单	销售运营/法务	主体、规格、地点或付款冲突
商品质量	规格、COA/测试、检验、序列/批次	产品/质量	报告对应错批次
包装	装箱单、包装声明、唛头记录	仓库/单证	毛净重、箱数和单位错
海关	申报草单/报关单、许可、检验检疫	关务	编码、要素、价格、原产地错
运输	订舱、提单/海运单/空运单、交接回单	物流/单证	收货人、装船日、件重尺错
原产地	证书/声明及生产证据	原产地专员/关务	规则不满足却机械出证
保险	投保确认、保险单、批单、索赔文件	保险/物流	币种、金额、险别、航程不符
银行	信用证、托收、交单清单、回款水单	资金/单证	软条款、晚交单、不符点
税务会计	采购发票、出口凭证、退税申报、收汇	税务/财务	货票款无法勾稽
售后	验收、问题报告、退货授权、贷项/索赔	客服/质量/法务	只退款不关货税

5.6 数据流

数据流的权威顺序建议是：产品主数据由产品/关务共同维护；客户和供应商主体由主数据与合规维护；合同商业字段由CRM/合同系统；订单数量和状态由OMS/ERP；批次和出入库由WMS/质量系统；申报回执来自企业单一窗口/海关权威结果；运输节点来自承运/货代并由单证核验；银行实收实付来自银行；税务结果来自税务系统；会计分录来自ERP总账。聊天记录只能作为补充证据，不能成为主状态源。

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5.7 五流勾稽的黄金键

黄金键包括企业订单号、客户PO、销售合同号、采购PO、SKU/型号、批次/序列、报关单号、运输单号、商业发票号、币种金额、银行流水/收汇参考、税务申报批次和售后工单号。系统不必把所有号码塞进一个字段，但必须能从任一关键号码追到完整订单。

勾稽	应相符/可解释	例外处理
合同—发票	主体、货描、数量、币种金额、术语	变更单/商业解释
发票—装箱	商品与数量，件重尺可换算	分批、赠品、备件说明
装箱—运输	件数、重量、收发货和路线	承运更正/分单合单映射
合同—申报	商品事实、价格、成交方式、目的地	法定口径差异说明
申报—收汇	主体、币种、金额与订单	合法扣费、分次、第三方关系证据
采购—出口	SKU、数量、批次、供应和成本	集货/拆分/库存批次映射
出口—退税	出口事实、购进凭证、商品和收汇	按税务规则调整/补证
售后—逆向	退款、退运/销毁/替代、税票和索赔	异常六格直到归零

5.8 任何不一致都不是“单证小问题”

例如发票写某型号、装箱单写通用名称、报关按另一个材质编码、提单只有大类、信用证要求第三种表述。单证员不能简单把所有文件改成同一句，也不能各自放任；应回到商品事实，判断每张文件的合法口径，必要时修改合同、信用证或申报，并保留差异说明和审批。若客户要求虚构产地、价格、制造商或用途，必须拒绝并升级，不以“银行只看单据”作为理由。