系统、数据与权限

01业务起点

02协作与交接

03结果与复盘

图10：系统不是把文件集中到云端，而是让每条数据有来源、用途、权限、版本、复核和退出路径。

10.1 主数据设计

最小主数据包括：客户实体ID、集团ID、登记号、法域、控制人、关联方、服务限制、冲突别名、签约主体、项目ID、服务类型、报告用途、签字要求、数据等级、保留期限、收费模型和开票主体。客户简称不能做唯一键；同一集团多法域实体不能共享一个无边界项目号；网络内各专业实体只能同步经批准的最少字段。

主数据	权威源	谁维护	变更触发
客户法定实体	登记证照与官方名册	承接管理员	更名、并购、控制变化
关联方图谱	客户声明、公开资料和项目事实	承接/独立性	交易、新服务、上市状态变化
服务与限制	委托书、许可和独立性结论	项目总监/风险	变更、人员或规则变化
项目状态	PSA和审批记录	项目经理	门禁、里程碑、暂停、关闭
正式交付版本	文档/底稿系统	签字人/档案	更正、撤回、补发
收入应收	ERP和银行核销	财务	验收、开票、收款、折让

10.2 权限矩阵

资源	默认可见	限制	高风险动作
CRM机会	客户团队和承接岗	敏感争议与潜在并购按需	导出全客户列表
冲突独立性记录	风险岗与批准人	财务利益、举报和人员关系严格限制	修改已批准结论
客户数据室	被授权项目成员	律师特权、审计、税务和个人信息分区	外链、批量下载、跨境传输
电子底稿	项目组、复核人、签字人	关闭后只读，调阅审批	删除、覆盖、解除锁定
正式报告	批准收件人与档案岗	草稿/正式、使用限制清楚	撤回、重发、扩大使用人
财务应收	财务、客户合伙人、项目经理按需	银行、税务和工资数据最小化	核销、折让、退款
知识库	经培训的内部人员	只存脱敏、获授权材料	从项目库直接发布

10.3 数据生命周期

正在绘制业务流程…

10.4 AI和自动化使用门

可用场景包括公开资料初筛、模板建议、代码辅助、非敏感会议结构和已脱敏知识检索；高风险场景包括把客户合同、诉讼材料、审计底稿、纳税数据、个人信息、商业秘密或未公开交易直接输入公共模型。任何AI输出都不是证据和专业结论，必须验证来源、完整性、时效、法域和偏差。机构应维护工具白名单、数据分类、保留设置、人工复核、日志、供应商条款和退出方案，并禁止个人账号绕过控制。

10.5 版本与正式交付控制

文件名不应只有“最终版2_真的最终”。正式成果使用项目ID、交付物ID、版本、状态、日期和批准人；草稿有醒目标识和用途限制；正式版在签发后只读；更正必须新建版本并关联原版、原因、影响和通知对象。客户通过微信确认可作为沟通证据之一，但项目系统仍应保存原始消息、身份、附件哈希、上下文和正式验收状态。

10.6 系统故障和业务连续性

专业服务的连续性目标不是让所有人永远在线，而是保护临近申报、开庭、报告和交易节点。清单应覆盖身份系统、数据室、底稿、邮件、电子签署、税务/监管门户、财务开票和远程办公。关键期限要有双人日历、离线只读副本、替代提交路径和升级联系人；备份必须演练恢复，不能只看“备份成功”日志。